NF-e E SPED : Explosão de arquivos Eletrônicos é ameaça às empresas

(Bilhões de arquivos de computador terão que ser gerenciados e custodiados pelas mais de 620 mil empresas que já aderiram ao modelo)

O novo modelo brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), apontado como exemplo de eficiência para o mundo, vem obtendo uma boa taxa de adesão, mas carrega alto potencial de ônus embutido para as empresas.

Atualmente, com mais de 620 mil empresas usuárias e mais de 2,6 bilhões de notas fiscais eletrônicas emitidas, pelos dados de maio último, o modelo digital já responde por algo superior a 98% de todo o volume de notas emitidas no País.

Entretanto, a parte os bons indicadores, a universalização do Sped (sistema público de escrituração digital, do qual a NF-e é o principal pré-requisito) ainda precisará enfrentar um considerável desafio tecnológico, para o qual boa parte das empresas ainda está sem preparo.

De acordo com Alzemir Camillo, especialista em gestão fiscal e contábil da empresa Painel Fiscal, uma das líderes nessa área, a principal dificuldade já detectada se dá pela gigantesca quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando.

Até maio último, a Secretaria de Receita Fazendária (Sefaz) já contabilizava algo em torno de 2,6 bilhões de notas eletrônicas emitidas no País. O número, já estratosférico por si só, representa apenas uma parte dos documentos digitais gerados pelo novo sistema, segundo explica Camillo.

“Se levarmos em consideração todos os documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar usado para o transporte (ou Danfe), iremos chegar a um volume até 5 vezes maior do que este (algo como 13 bilhões de documentos). Só isto já dá uma idéia da inédita estrutura de controle que está sendo exigida às empresas”, assinala o especialista.

Notas Fiscais em E-mail e Computadores Pessoais

Segundo o diretor da Painel Fiscal, um dos erros mais comuns das empresas está em se considerarem quites com as novas exigências do governo, a partir da simples autorização de emissão da NF-e pela SEFAZ e de outros trâmites básicos, como o envio do arquivo XML para o comprador e respectiva DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) acompanhando o transporte da mercadoria.

“Embora estas três tarefas traduzam o trâmite mínimo de uma NF-e, o problema está em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o vigente) e sua pronta localização, entre milhões de documentos digitais, em caso de fiscalização ou qualquer querela jurídica”, afirma o especialista.

Há casos bem graves, segundo ele, em que as empresas mantêm guarda de tais arquivos em meros CDs; em um drive qualquer de rede, sendo que muitos os deixam na própria caixa de e-mail com milhares de arquivos banais, ou, simplesmente os excluem, por entender erroneamente que não existe obrigação em guardá-los.

“Muitas gerências não possuem um mapeamento claro dos diretórios e dos discos em que tais arquivos se encontram. E são bem poucas as empresas que têm planos de contingência para a área”, diz o executivo.

Auditoria antes do prejuízo

Alzemir Camillo acrescenta que, do ponto de vista do Sped (tanto na forma fiscal quanto na contábil), a principal dificuldade das empresas é acompanhar e verificar a validade do ciclo de escrituração. Inclui-se aí, por exemplo, a verificação da autenticidade das notas fiscais, em todo seu conteúdo, antes de contabilizá-las.

“Sem contar com ferramentas adequadas de auditoria antecipada, as empresas poderão arcar com pesadas multas ou até responder criminalmente por fraudes cometidas por terceiros na emissão ou uso das notas”, ou, no mínimo passar pela incômoda situação de ter que se explicar sobre operações indevidas cometidas por seus fornecedores.

Para as empresas de maior porte, que contam com sistemas de emissão e controle de NF-e integrados ao sistema de gestão (ERP), Camillo recomenda a contratação de softwares e serviços específicos para a gestão do ambiente de Sped fiscal e contábil. Ele sugere também o uso de ferramentas de auditoria, capazes de checar a correção e autenticidade de todos os documentos e ações ao longo da cadeia de negócios.

Os sistemas de auditoria e conformidade, explica o diretor da Painel fiscal, realizam o acompanhamento permanente de prazos e exigências relacionados às declarações e à escrituração legal das empresas, de modo a evitar prejuízos. Com isto, prossegue ele, estas ferramentas podem não só evitar riscos legais por erro ou perda de prazo, mas também apoiar as empresas em políticas de melhor aproveitamento de isenções e descontos do governo federal ou dos estados e municípios.

A Paniel Fiscal ofrece ferramentas capazes de integrar o ambiente do Sped com os legados de negócio e planejamento estratégico. Entre as opões estão o “Audita-NF-e” e o “Audita Online”, sendo o primeiro para gestão, análise de conformidade e auditoria dos arquivos XML das notas fiscais e o segundo para auditoria do SPED Contábil, Fiscal e PIS/COFINS.

Com estas duas soluções, a empresa busca atender, com uma base a custos acessíveis, empresas de médio e grande portes, com projetos “In House” (instalado no datacenter do cliente). Outra alternativa da empresa é a oferta no modelo “SaaS” (software como serviço), uma opção de menor custo, acessível também para empresas de pequeno porte, exigindo apenas que estas possuam uma pequena rede local com acesso à internet. Nesta alternativa, as empresas podem utilizar as diferentes ferramentas de software criadas para a NF-e e para o Sped, pagando apenas uma fração de seu valor absoluto.