Como fazer seu evento motoclubista: O CAMPING
Um dos problemas a serem enfrentados pelos organizadores de eventos é o camping. Na maioria das vezes se convencionou ser gratuito, mas todo camping tem custos e por vezes custos elevados por que apesar de grátis para quem usa, para quem oferta os custos não são nada baratos.
Fazer eventos exige projeto, captação e dinheiro. Sem isso os problemas aparecem e o camping não é diferente. Onde hospedar pessoas que preferem dormir em barracas?
Normalmente o espaço é dentro do evento, os quais, na sua maioria ocorrem em ambientes fechados. Fica tudo junto: almoço 0800, shows, expositores, receptivo e o camping. A festa vara a madrugada e quem está acampado dentro do local do evento sofre com barulho. As reclamações são constantes, além de não ser respeitoso para com os motociclistas visitantes
PARCERIA
Para escolher o local de camping é necessário definir um local que não deve estar distante mais que dois quilômetros do evento por razões inclusive de segurança.
Vejam algumas dicas importantes para evitar que tenha prejuízos ou custos extras no seu evento:
O LOCAL – Escolha clubes. Escolas têm atividades aos sábados e o fechamento delas para que se possa ocupar exclusivamente com barracas é algo que precisa ser justificado por ser um equipamento público. Mesmo sendo cedido tais equipamentos produzem custos extras, tais como energia e água, sem falar de limpeza e segurança.
A ESTRUTURA – É necessário ser em local silencioso e seguro. Tem que ter banheiros femininos e masculinos. Há também a necessidade de uma área coberta se a cidade do evento possui um clima quente.
CONTROLE – O camping deve ser fora da área do evento por tudo o que já falamos, mas há um outro problema ainda maior que se chama controle de entrada e saída. Há a possibilidade de furtos em camping e para inibir tais problemas o melhor é no cadastro separar que está acomodado na rede hoteleira da cidade e quem vai pro camping. E ai vem outro custo: pulseiras de identificação.
Cadastre todos os que estarão no camping e dê a eles fitas na cor diferenciada dos demais. Por exemplo: se a cor dos motociclistas cadastrados para o 0800 é laranja, a cor dos cadastrados para o 0800 e que estarão hospedados no camping deve ser de outra cor, amarelo, por exemplo. Isso facilita o controle de entrada e saída.
Neste caso oriente ao segurança que somente os que possuem a fita amarela é que estarão autorizados a entrar na área de camping. Os demais, mesmo que usem a cor laranja, devem ser identificados e serem recebidos pelo campista à entrada. Este campista que autorizou a entrada será o responsável pelos seus convidados. Lembre-se de proibir a venda de bebidas alcóolicas no camping. Se puder coloque um filtro de carvão ativado – daqueles que se usam nas torneiras – para garantir água potável e filtrada para os campistas. É barato e você pode conseguir facilmente um, até mesmo emprestado.
O CUSTO – Energia elétrica, segurança 24 horas (3 homens), controle de portaria, água e limpeza de campo e banheiros são os itens mais comuns. Um camping não sai por menos de mil reais sem contar com o aluguel do espaço, pois pode acontecer que não haja uma quadra ou escola disponível para servir de camping.
O ideal é fazer como vários encontros já fazem Brasil à fora e cobram uma taxa de manutenção por barraca instalada e assim ajudar a cobrir parte das despesas. Imagine se você espera a chegada de 100 barracas você pode cobrar uma taxa de manutenção de R$ 10,00 a qual não mata ninguém. Mas se essa frequência for baixa o prejuízo será certo e normalmente, no Ceará, não passam de 40 barracas, por evento, em média.
Cobrar manutenção ainda é arrumar uma grande confusão pela mania do brasileiro de querer tudo de graça e não entender que ao contribuir com a manutenção ele estará ajudando o evento a ter menos custos e usar essa grana que sobra em outras benfeitorias e conveniências para os campistas.
Vejamos um exemplo simples.
Digamos que você teve um custo total com o camping de R$ 1.000,00 e deseja cobrar uma taxa de manutenção para cerca de 50 barracas a dez reais cada. Seriam quinhentos reais que retornariam e que você poderia investir em um café-da-manhã no camping ou colocar aquelas geladeiras sefl-service onde se coloca a grana e cai a água ou o refrigerante e que funcionam 24 horas. Mesmo que não queira usar o dinheiro para abater nos seus custos você pode oferecer melhorias, mas isso precisa sem muito bem explicado por que tem as pessoas que entendem e as que não querem entender e saem falando.
O camping é uma ótima solução para quem prefere o estilo mais radical do motociclismo, mas pode ser uma grande dor de cabeça também. Fica esperto. Do pior dos seus problemas o barulho e a falta de segurança são a pior parte.
Bom evento!
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Semana que vem vamos falar de contratação de bandas. Bom evento! Se quiser falar conosco envie e-mail para [email protected] ou wsap 85999398956.
O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet) e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.
