Como organizar seu evento: contratação das atrações
Chegou a hora de falarmos sobre a contratação de bandas ou atrações musicais.
Muitos fazem acertos errados baseados em apostas arriscadas e acabam com contas para pagar e alguns problemas de imagem.
O primeiro passo é mesclar. Bandas consagradas com bandas revelação. Tenha muita paciência pois este é o momento onde o quanto você pensa em gastar deverá se transformar em quanto vai realmente gastar. Mas existem outros problemas. Um deles é saber escolher a mesclagem dessas bandas para não repetir gêneros.
Antes é bom informar que você pode investir mais em uma atração principal para o sábado. Fuja da tentação e da ideia de colocar uma banda de ponta na sexta acreditando que terá público de fora. Os motoclubes, na sua grande maioria, rodam no sábado e buscam pagar apenas uma diária de hotel. Isso muda se for feriado, ai a estratégia muda pois além das bandas terá que pensar o que os visitantes vão fazer durante o dia. Mas isso é outro assunto.
Ao escolher uma banda que traz muita gente, trate logo de conseguir o dinheiro e pagar antecipado para garantir a agenda. No contrato cuide de deixar acertado os custos com transporte, alimentação e hospedagem. Minha dica é fechar um pacote onde esteja tudo incluso. Você acerta um valor com tudo incluso, paga e não se preocupa mais com isso.
As demais bandas são revelação. Aqui você vai precisar pedir vídeos e áudios da banda. Exija que o áudio seja com boa qualidade. A maioria das gravações é feita em celular e durante os shows e a qualidade é bem ruim. Se a banda não consegue te enviar um material de qualidade, dispense e diga por quê.
Ao escolher a banda que precede a principal faça a mesma coisa. Feche o pacote e pague tudo na data combinada, antes do evento acontecer.
Você pode abrir espaço para bandas locais e isso é muito válido, mas elas precisam serem boas. Minha sugestão é ouvir os garotos tocando em alguma festa ou ensaio. Escolha uma, acerte o valor e peça para ensaiarem um repertório previamente acertado com você. Assim não terá surpresas e a banda, com o tempo, e, os ensaios, ficará cada vez melhor e mais afinada e não irá decepcionar.
Feito isso, vão aqui mais algumas dicas do que NUNCA FAZER:
1 – Nunca pechinche preço de banda. Se não pode pagar, agradeça, lamente não ter a grana, mas nunca pechinche, isso é considerado uma grande falta de respeito para com o trabalho do artista. Agora, se o artista te propor um desconto e ele estiver dentro do seu orçamento no preço final, feche.
2 – Nunca acerte para pagar a banda depois do show. É um risco grande e se não tiver a grana na hora, terá problemas. Se for pagar a banda em duas parcelas, faça a metade antes e a outra metade em dinheiro no momento que a banda chegar. Pegue recibo, assinatura de duas testemunhas da própria banda e manda ver.
3 – Nunca deixe de fazer um pequeno contrato deixando clara as condições da contratação e do pagamento e as multas previstas para ambos, caso venha a ocorrer algum destrato.
4 – Peça o mapa de palco e saiba que a maioria das bandas não carrega alguns equipamentos como caixa de retorno, bateria etc. Se liga nisso para saber se seu custo vai aumentar ou não. Aqui você pode negociar, mas nada de criar um climão com a banda. Artista que vai tocar insatisfeito faz show ruim e isso será a última coisa que seu evento precisa.
5 – NUNCA, MAS NUNCA MESMO, peça para a banda tocar de graça. Muitos organizadores de primeira viagem acreditam que as bandas estão ‘doidas’ pra tocar e não é bem assim. Alguns tentam fechar com bandas dizendo que “estão abrindo espaço para que elas possam ser contratadas para outras festas, etc” – Isso é um pecado mortal. Não se faz esse tipo de proposta. Se não pode pagar, agradeça e busque outra solução. Mas se seu evento é top, vão acontecer de que algumas bandas peçam espaço para tocar. Se a banda for boa, aceite e, pelo menos, seja gentil ao ponto de oferecer um jantar ou algumas cervejas como agradecimento. Seja gentil, eles não vão esquecer.
Bom evento! Por que o melhor encontro do mundo é o seu!
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O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet) e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.
