Como organizar seu evento: O PRÓXIMO PROJETO

Chegou a hora de elaborar o próximo projeto. Vem novo desafio por aí e será ainda mais difícil que o primeiro, pois você vai ter que melhorar o que foi bom, o que torna ainda mais trabalhoso.

Corrigir o que deu errado e ajustar o que não deu tão certo é mais fácil do que você pensa, mas melhorar o bom é um desafio.

Antes de começar sugiro fazer um vídeo mostrando como foi o evento anterior e uma apresentação para prestar contas aos patrocinadores e aqueles que não entraram na edição anterior. O vídeo pode ser feito com as melhores fotos do evento. É simples e fácil.

A página do evento do ano passado no Facebook não deve ser desativada. Deixe lá para poder consultar os álbuns e ver como foi e o que postaram lá.

Feito isso, você poderá começar fazendo uma planilha colocando, por coluna, o que deu certo, sugestões e críticas. Cada coluna dessas vai exigir uma ação. Cada ação será diretamente proporcional a mais ou menos dinheiro que terá que captar.

Por exemplo: se algo deu muito certo ou foi muito bom, apenas repita se. Principalmente se o cenário do ano seguinte aponta para dificuldades na economia. Já as sugestões de melhoria você deve analisar quais as que podem ser executadas sem acrescentar grandes custos. Os erros, esses precisam ser corrigidos e não tem perdão. Tem que gastar mesmo ou ajustar o procedimento.

A decisão será sempre sua e vai depender dos riscos que desejará correr.

Imagine um cenário favorável onde a economia está indo muito bem. Nesse caso vale a pena melhorar tudo. Mas antes disso verifique quais os patrocinadores e se poderá contar com as parcerias do ano anterior, sem isso tudo muda. A chave do sucesso será a prestação de contas junto aos patrocinadores. São as estatísticas do evento e os resultados financeiros e de imagem para os apoiadores que farão com que eles mantenham a parceria. Visite todos eles para agradecer e apresentar os números e propor a continuidade da parceria. Faça isso menos de um mês após o encerramento do evento anterior. Fotografe e publique. Isso já ajuda a assanhar o público por saber que o trabalho já começou.

Sabendo quem está com você é hora de ir atrás daqueles que não participaram, mas não é para pedir grana, apenas para mostrar o resultado do anterior e convidar para a próxima edição. Não fale de valores. Apenas deixe com aquela água na boca. Mais tarde você faz nova visita e traz a proposta de participação com preço.

Feito isso comece a escrever o novo projeto. O ponto de partida dele é o tema que você escolheu para o próximo. A adoção de temas para cada edição do evento ajuda bastante a dar um foco e um rumo até mesmo para toda a programação visual e o marketing do evento. É sempre uma boa sacada que gera mais participação e até com menos custos e quem sabe, mais patrocinadores.

Antes de começar o projeto novo será necessário reavaliar algumas parcerias. Parcerias valem a pena ou não. Mas como resolver estes conflitos sem brigas ou pelo menos com quase nenhuma briga?

Imaginemos que você teve dificuldades com algumas pessoas. Separe isso por partes para resolver pessoalmente. Aquilo que não deu certo tente conversar para corrigir e se a conversa não for boa e nem trouxer bons resultados substitua ou remaneje para uma outra função onde a pessoa possa render melhor. Entenda que o que imaginava ser uma boa função para aquele irmão, pode ter sido a causa do que não produziu os resultados esperados. Mudar para uma outra função pode ser uma saída. Fazer eventos de motoclubismo não é nada fácil e as pessoas aceitam determinadas funções na tentativa de ajudar e as vezes não é aquilo para o qual são vocacionadas. Uma simples mudança de atividade vai ajudar bastante, inclusive a não produzir conflitos desnecessários.

Para os casos mais graves, principalmente os relacionados a desvios de personalidade, a solução pode ser mesmo agradecer e não convidar novamente. O ditado que diz que uma maça podre pode pôr o fardo todo a perder, não mudou. Continua valendo até hoje. É uma decisão difícil, mas você está aí também para a tomar decisões complicadas e desafiadoras; para não dizer corajosas.

Tenha sempre em mente que o evento é algo que precisa ser divertido e que é algo feito para promover o motociclismo. Por isso saiba que você não é obrigado a ter na equipe pessoas que possam desagregar. Tome cuidado apenas para não tomar decisões baseadas no seu gosto pessoal e na empatia ou antipatia. Há pessoas pouco simpáticas, mas que são muito competentes e competência é algo raro. Aprenda simplesmente a aceitar isso e a conviver. Se ocorrerem exageros, chama e conversa. Sempre dá certo.

Lembre-se que por mais que sua liderança seja boa, vai chegar um dia no qual será necessário deixar de coordenar o evento. Não é o fim do mundo. É natural da liderança saber a hora de sair e a melhor hora de sair é quando você acreditar que chegou ao máximo da sua motivação e que precisa dar um tempo ou mudar de projeto. O verdadeiro líder não é aquele que dura a vida toda no cargo. O verdadeiro líder faz seus sucessores através da capacitação e pelo exemplo. Mas a parte mais honrosa de quem lidera é saber que ao entrar em um grupo para liderar um projeto ele já saberá quando vai sair.

Você precisa ser sempre desafiado para melhorar a sua competência. Agora cuide de começar seu novo projeto. Espero tenhamos ajudado e torcemos para que faça ainda mais sucesso. Ah! Nos convide! Teremos grande prazer em estar presente para aplaudir o melhor evento do mundo – o SEU!

Bom evento! Por que o melhor evento do mundo é o seu!

APOIADO POR NETO LUBRIFICANTES e GARANHÕES DO ASFALTO MG

Esta foi a última matéria da série COMO MONTAR SEU EVENTO MOTOCLUBISTA. Se quiser falar conosco envie e-mail para [email protected] ou wsap 85999398956.

O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet)  e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.