Como organizar seu evento: CONVÊNIOS
Existe a possibilidade de obter apoio e dinheiro das prefeituras, mas você terá um bom trabalho burocrático. Vale a pena.
Antes de mais nada vai precisar ter uma empresa sem fins lucrativos que seja homologada por lei municipal como uma empresa de utilidade pública. Dá trabalho, mas é só uma vez. O restante é só ganho.
Há verbas disponibilizadas anualmente no orçamento das prefeituras destinadas a uso em ações de cultura e turismo. Bons projetos podem receber verbas para custear tais ações. Mas algumas coisas importantes precisam ser destacadas.
Para realizar um convênio será necessário ter uma empresa sem fins lucrativos e que seja reconhecida por lei municipal como uma empresa de utilidade pública. O projeto é montado em cima de um valor disponibilizado pela prefeitura mediante um orçamento que precisa ser detalhado. Este orçamento é encaminhado pela prefeitura, na forma de um convênio com a empresa promotora do evento para a aprovação dos vereadores.
Depois disso, o evento começa a acontecer. Vale destacar que todos as despesas previstas no convênio precisam ser executadas do jeito que está no orçamento aprovado. Não pode haver modificação. Outro ponto importante é que os fornecedores só serão pagos depois do evento acontecer por que será exigida a comprovação de que o mesmo fora realizado.
A vantagem do convênio é que você e seus fornecedores terão a certeza de que o dinheiro já está reservado e será creditado até cinco dias após a realização do evento na conta da empresa promotora a qual foi devidamente autorizada.
Todos os serviços e fornecedores serão pagos com essa verba. Tal ação exige alguns controles e burocracia. Existe uma maneira de fazer e não pode ter jeitinho e nem mudança, como já dissemos.
A vantagem disso é que, com a verba garantida, você pode pesquisar preços junto a fornecedores e obter boas propostas que otimizem a verba destinada. E aqui vai um alerta: não aceite a tentação de comer ‘um por fora’. Além de ser corrupção uma hora você será descoberto e aí perderá a confiança e não poderá mais fazer parcerias deste tipo com a prefeitura.
Boa parte dessa grana vai ajudar em despesas onde a obtenção de patrocinadores é bastante dificultada em virtude do alto preço do serviço.
Dependendo do projeto apresentado você pode obter verbas destinadas a cultura e turismo. Se seu evento possui um festival cultural ou mesmo de rock, poderá receber verba da cultura. Se ele possui também um viés turístico pode receber desta pasta e, se for considerado esportivo, pode ter essa ajuda também.
Para controlar tudo isso e toda essa papelada junto com a prestação de contas e os devidos pagamentos é importante prever, no convênio, a despesa com contadores os quais cuidarão para que os pagamentos e as prestações de conta estejam em conformidade com o que exige a lei. Por ser um procedimento que dá bastante trabalho recomendamos ter ao seu lado um escritório competente de contabilidade que esteja reconhecidamente apto a trabalhar com isso.
Imagine você que a ajuda financeira de um convênio facilitará buscar apoio de patrocinadores para custearem outras despesas que não estavam previstas ou que não seriam cobertas pelo convênio.
Outra coisa importante será o resultado do evento. Quantas inscrições, quantas pessoas presentes, tíquete médio e por aí vai. Isso tudo vai a ajudar a prefeitura a confirmar que investiu em um evento cujo resultado para o município, em termos de dinheiro novo ou circulante na cidade, foi superior ao valor investido.
Eventos que levam dinheiro da cidade para fora estão sendo cada vez menos bem vistos como alternativas para movimentar a economia. Vejamos o exemplo de festas com bandas famosas e que custam muito caro. Uma banda que custa 100 mil reais será muito mais cara que um evento com seis bandas que custará 30 mil reais no total e cuja a possibilidade de nova receita para a cidade é bem maior que deixar uma banda de 100 mil levar todo esse dinheiro embora da cidade. Neste ponto os eventos motoclubistas levam grande e larga vantagem.
Por isso que o projeto é extremamente importante. Tente montar seu projeto de forma que contemple uma festa aberta ao público. Apesar de mais trabalhosa a chance de sucesso será ainda maior se pensar assim. Eventos fechados são muito criticados quando recebem verbas públicas.
Os eventos de motoclubismo estão atrelados a um tipo de contracultura, mas se encaixam perfeitamente na categoria de turismo e sabemos que qualquer ação de turismo que movimente e interaja com a população irá movimentar algo em torno de 49 setores da economia local e atrai muita gente. Muitos já pensaram em tentar realizar eventos motoclubistas pela Lei Rouanet, mas ela não se encaixa.
O segredo do convênio é ter um bom projeto e ser sério com a execução. Dá muito trabalho conseguir fazer o primeiro, mas vale a pena todo esforço.
Bom evento! Por que o melhor evento do mundo é o seu!
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O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet) e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.
