Como organizar seu evento: FONTES DE RECEITA

A não ser que você e seu motoclube já tenham a grana para o evento, a maioria dos encontros vai precisar de apoios e patrocínios.

Alguns motoclubes juntam grana o ano todo para realizar a sua festa de aniversário. Porém os eventos bons tendem a crescer e isso quer dizer mais despesas e necessidade de mais dinheiro.

Para obter receita e apoio necessários, ter um projeto será fundamental. Mas antes podemos listar algumas fontes de receita que valem a pena e outras que você deve fugir delas.

Muitos eventos vendem troféus, camisas, cerveja, refrigerante e outras coisas para obterem receita e assim pagar as despesas. Pois é. Estes tipos de receita podem se transformar em mais dor de cabeça e prejuízo que em fonte de arrecadação.

BEBIDAS – Tentar faturar na venda de bebidas pode não ser uma boa ideia. Controlar isso e estimar a venda de bebidas (cervejas, refrigerantes, energéticos e água) é algo bem complicado e nem sempre vale a pena. O melhor é acertar a venda da licença para vender bebidas no evento. O fornecedor irá cuidar de colocar as barracas e de decorar o ambiente para vender as bebidas que colocará à venda. Em eventos de menor porte pode ser que dê certo se você for o único a vender a bebida.

CAMISAS – Outro provável tiro no pé. Camisa é um souvenir do evento que concorre com o troféu, o qual é fornecido gratuitamente na maioria dos eventos. Assim, a não ser que a sua camisa seja super, mega, máster, top e o preço seja de R$ 15,00 ela corre risco de encalhar. Normalmente as camisas custam R$ 20,00 a produção sublimadas. Há outros tecidos mais confortáveis e até mais baratos. Uma ideia seria comprar e pagar as camisas e colocar não mais que R$ 5,00 em cada camisa. O que não for vendido você oferece em promoção depois que passar o evento ou ao final, em promoção relâmpago. Mas, normalmente é algo que exige controle e uma equipe dedicada a isso, o que se traduz em mais custo, pois essa mão-de-obra poderia estar direcionada a outra atividade mais nobre.

TROFÉUS –  São souvenires, lembranças que os eventos fornecem gratuitamente para os visitantes. Apesar de estar caindo no interesse dos motociclistas ainda existem os caçadores de troféus, aqueles brothers que só vão ao evento para pegar um. Tem deles que vão e voltam na mesma hora. Vender o troféu é uma saída, mas vai gerar muito comentário ruim e acabará caindo na mesma vala da camisa. Os troféus estão cada vez mais criativos e caros. Em média, um bom troféu custa algo em torno de R$ 10,00. Imagine que irá gastar R$ 3.000,00 para poder confeccionar apenas 300 troféus. Muito caro. Uma saída é o certificado que terá custo infinitamente menor mesmo que você o coloque em um estojo de certificado (aquele redondinho).

BARRACAS DE COMIDAS E FOOD TRUCKS – Este tipo de receita é a mesma de quem aluga o espaço para vender. Para ter o preço justo você deve ter dimensionado a estimativa de consumo e quantas barracas ou foods podem se instalar. Não coloque muitos além do necessário, pois irá diluir as vendas e assim desanimar o pessoal. Segura a onda e a tentação. Lembre-se que você vai fazer o próximo e precisará desse pessoal também.

PATROCINADORES – São aqueles que irão colocar grana no seu evento e portanto precisam ter retorno. Aqui não tem milagre: visitar, gastar sola de sapato e saliva e realizar o follow-up até conseguir fechar.

Para alguns clientes que você tem grande intimidade e que são motociclistas a visita deve ser feita por você mesmo. Leve um kit de apresentação e treine a explicação. Não vá com pires na mão. Não peça “pelo Amor de Deus.” Mostre que é importante estar presente no evento para fazer bons negócios e diga que a população da cidade estará lá. Motociclistas são parte da atração, mas não serão eles a salvação da pátria das vendas de seus patrocinadores.

Mostre e prove que patrocinar dará retorno e como isso acontecerá. Elabore o kit de patrocinador que nada mais é que o que dá direito a quem coloca grana ou apoio ao seu evento. Aqui você vai precisar da ajuda de pessoas com boa experiência nisso.

Uma dica é contratar uma equipe de contatos publicitários. Esses caras são especializados em captação. Eles cobram um percentual por cada patrocinador captado. Vale a pena, pois você ficará focado naquilo que necessitará de relacionamento e ainda terá tempo para cuidar de outras atividades. Deixe com os especialistas e não se arrependerá. E nunca mendigue patrocínios. Venda patrocínios. O seu evento, para isso, precisa de um bom projeto. Será ele o diferencial de captar bem ou mal.

E nunca esqueça que eventos bons e que interessam a patrocinadores são aqueles abertos ao público. Os indoors e alguns aniversários de motoclubes têm outro formato e outras fontes de receita. Não confunda. Traga o povo para o evento e tudo muda para melhor. Lembre-se que esta é uma boa e barata oportunidade para que os comerciantes da cidade possam estar diretamente com o público que compra deles o ano todo.

APOIOS – Apoios ajudam a derrubar seus custos com estrutura, palco, som, luz, banheiros químicos e apoios das autarquias municipais de trânsito. Este é um bom mote para pedir ajuda dos governos municipais pois eles já têm esses equipamentos ou já possuem fornecedores licitados para isso. Só com essa estrutura você irá economizar cerca de 40% do evento.

Outra dica é buscar parceria com açougues e algum supermercado para montar o seu 0800 mediante permuta. Você pede um pouco de cada um e dá a eles a publicidade devida e ficará apenas com o custo de fazer a comida e servir.

Lembre-se que os apoios servem para reduzir os custos do evento e não são patrocinadores diretos. Muitos os colocam na condição abaixo do patrocínio, mas não é verdade. Será o percentual do tamanho do apoio que definirá até mesmo se um eventual apoiador se transforma em alguém como realizador também. Muito cuidado com isso.

Melhor que captar de hotéis – que normalmente não pagam e nem querem participar – faça um acordo de permuta. Consiga o apartamento das bandas e anuncie o hotel como parceiro. Será interessante para ambas as partes.

Sempre receba o dinheiro antes do evento e mesmo parcelado faça um contrato de prestação de serviços. Tente emitir as notas fiscais de serviço. É sempre bom ter tudo documentado.

Há a possibilidade de obter verba de prefeituras, mas esse é um assunto para outro artigo.

Bom evento! Por que o melhor evento do mundo é o seu!

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O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet)  e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.